Geschäftsprozessanalyse und -optimierung

Komplexe Aufgaben in Verbindung mit knappen Ressourcen erfordern effizient gestaltete Geschäftsprozesse mit IT-Unterstützung. Dazu kann eine Anpassung und Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Einsatz innovativer und aufgabenangemessener Anwendungen notwendig werden.

Der erste Schritt auf dem Weg zu effizienteren Geschäftsprozessen ist eine Ist-Analyse, um bei allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der bisherigen Situation aufzubauen. In einem zweiten Schritt werden Schwachstellen im bisherigen Arbeitsablauf identifiziert, insbesondere vor dem Hintergrund der Unterstützungspotentiale durch die IT-Infrastruktur. Aufbauend auf diesen Ergebnissen werden dann Verbesserungspotentiale identifiziert und bewertet, die dann zu Umsetzungsmaßnahmen konkretisiert werden. Auf ihrer Grundlage wird schließlich ein organisatorisch-technisches Gesamtkonzept entwickelt.

Das Ergebnis ist eine Dokumentation von Ist-, Schwachstellen- und Verbesserungspotentialanalyse. Darüber hinaus wird ein organisatorisch-technisches Gesamtkonzept entwickelt, das u. a. die Projektskizzen für die gemeinsam ausgewählten Umsetzungsmaßnahmen enthält. Bei Bedarf unterstützt die ITOB auch gerne bei der Realisierung dieser Maßnahmen.

Erfolgsfaktoren

Geschäftsprozessoptimierungen gelingen nur, wenn das Detailwissen über die Abläufe und die technischen Rahmenbedingungen einer Organisation mit Erfahrung in der Gestaltung IT- gestützter Arbeitsprozesse und elektronischer Akten sowie dem Wissen über die verfügbare IT-Unterstützung zusammengeführt wird.

Erfolgreiche Anwendungen zeichnen sich durch eine gute Integration in die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter, die Prozess- und Aufbauorganisation sowie die IT-Infrastruktur aus. Ein zweiter Baustein für den Erfolg von Geschäftsprozessoptimierungen liegt daher in der integrierten Analyse und Gestaltung von Anwendung, Organisation und Technik.

Methodik

In der Ist-Analyse setzen wir Dokumentenanalysen und (Gruppen-)Interviews ein, um uns ein erstes Bild von dem zu gestaltenden Geschäftsprozess zu verschaffen. Im Anschluss erarbeiten wir in Workshops mit Ihnen ein gemeinsames Verständnis der Ist-Situation mit ihren Stärken und Schwächen, der angestrebten Veränderung und der möglichen Verbesserungsmaßnahmen.